Попри загальну заборону на виїзд для чоловіків призовного віку у період воєнного стану, існують винятки, зокрема можливість перетину кордону у службових цілях. Це можливо лише за умови відповідного бронювання та дотримання певних формальностей. Тому, якщо ваш роботодавець направляє вас за кордон для виконання важливих завдань, слід ретельно підготувати документи, щоб уникнути труднощів на кордоні.

В цій статті IT-юрист Дмитро Кондратьєв розповідає про власний досвід підготовки документів для безперешкодного виїзду клієнта за кордон.

Хто в компанії з військовозобов’язаних чоловіків може виїхати у відрядження?

Чоловіки, які заброньовані на підприємстві, яке визнане критично важливим для економіки. При цьому, інформація про бронювання має бути внесена до системи «Оберіг». Тобто, просто працювати на підприємстві недостатньо – потрібне офіційне підтвердження бронювання.

Які документи необхідні?

Щоб успішно перетнути кордон у службовій поїздці, потрібно мати три основні групи документів.

1. Перші група складається з документів для перетину кордону. До них відносяться закордонний паспорт громадянина України та військово-обліковий документ із підтвердженням бронювання, внесеного до системи «Оберіг».
2. Друга група включає документи, що стосуються бронювання, а саме: наказ про визнання підприємства критично важливим, документ, який підтверджує бронювання, а також витяг із порталу «Дія» щодо внесення до списку заброньованих осіб.

До документів, необхідних для службового відрядження, належать: наказ про відрядження з детальним описом мети поїздки, строків і місця перебування, довідка з місця роботи, лист від керівництва компанії з підтвердженням згоди на виїзд, а також (за наявності) запрошення від сторони, що приймає, квитки туди і назад та підтвердження бронювання житла.

Якщо у вас не буде всіх необхідних документів, це може викликати додаткові питання з боку прикордонників. У такому випадку вам доведеться надавати додаткові пояснення щодо мети поїздки, джерел фінансування, тривалості перебування та інших важливих деталей. Це може затримати процес перетину кордону або, у деяких випадках, стати причиною відмови у виїзді.

Ось приклад як виглядає Лист від керівництва компанії із підтвердженням, що роботодавець не заперечує проти виїзду.

Ось приклад, запрошення від сторони, що приймає, з Казахстану:

В нашому випадку, процес збору необхідної інформації, оформлення довідок, перевірки всіх даних та підготовки пакета документів тривав тиждень. Протягом цього часу довелося отримувати документи від роботодавця, запрошення від сторони, що приймає, збирати податкові документи та документи про бронювання.

Що варто врахувати перед поїздкою?

Перед виїздом роботодавець має виплатити працівнику добові. Для відряджень за кордон добові становлять 80 євро на день. Більшість компаній виплачує саме цю суму, оскільки вона не створює додаткових податкових зобов’язань.Також не забувайте правильно оформлювати інші витрати, понесені у відрядженні та основі авансового звіту – вже по закінченню відрядження.

Крім того, слід пам’ятати, що всі документи необхідно подавати в оригіналах – жодні копії не підійдуть. Будь-які помилки або неточності можуть стати причиною відмови у перетині кордону, тому варто кілька разів перевірити їхню відповідність вимогам. Та не забувайте, що прикордонники наділені правом відмовити вам у перетині кордону або запросити інші докази – наприклад показати надходження заробітної плати або отримання коштів на відрядження, довідки з податкової про нарахування доходу та сплату податків, бронювання готелів чи квитків, а також інші документи, що підтверджують мету та забезпечення поїздки. 

Важливі нюанси з практики

З мого досвіду закордонних відряджень – будьте готові до додаткових питань на кордоні. Якщо це ваша перша поїздка за кордон під час воєнного стану, прикордонники можуть запитати додаткові документи та інформацію. Варто бути готовим до тривалішої співбесіди з перевіркою надходжень заробітної плати та виплат у звʼязку із відрядженням, документів про компанію та необхідність відрядження. Наступні виїзди зазвичай проходять простіше.

Наприклад, якщо конференція триває 3 дні, а ваша поїздка — 7 днів, будьте готові пояснити інспектору, чим ви займатиметеся в решту часу.

Якщо ви їдете машиною, впевніться, що ви прочитали вимоги до перетину кордону машиною.

Як мінімізувати ризики на кордоні?

• Заздалегідь підготуйте всі документи, особливо ті що стосуються бронювання, яке має бути зареєстроване у системі «Оберіг».
• Переконайтеся, що інформація в документах збігається – невідповідності можуть викликати підозру у прикордонників.
• Завчасно бронюйте квитки та житло – це додатковий доказ серйозності поїздки, в наших кейсах у хлопців це питали.

Отже, відрядження за кордон для чоловіків призовного віку можливе, але потребує ретельної підготовки та чіткої відповідності всім вимогам. Основне правило – бронювання працівника та наявність усіх необхідних документів. Тож, якщо ваша робоча поїздка є важливою для бізнесу, переконайтеся, що всі формальності дотримані, і ви зможете успішно перетнути кордон та повернутися не пізніше останнього дня відрядження.

Автор: Дмитро Кондратьєв, IT-юрист